Vaste reiskostenvergoeding ook na 1 oktober nog onbelast te verstrekken

Vanwege de coronacrisis werken veel medewerkers gedeeltelijk of volledig thuis. Tot 1 oktober 2021 bestond al een goedkeuring waardoor de werkgever een onbelaste vaste reiskostenvergoeding kan blijven doorbetalen, dus ook als de werknemer niet of nauwelijks naar het werk reist vanwege thuiswerk. Deze goedkeuring is verlengd tot en met 31 december 2021.

–   Situatie tot 1 oktober 2021

Had een werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op een vaste onbelaste reiskostenvergoeding? Dan mag de werkgever deze vergoeding onbelast doorbetalen tot 1 oktober 2021, ook als de werknemer (deels) thuiswerkt en dus minder reiskilometers maakt.

–   Situatie vanaf 1 oktober 2021

De verwachting was dat deze goedkeuring per 1 oktober 2021 definitief zou vervallen. Na 1 oktober 2021 tellen alleen de daadwerkelijke reisdagen mee als reisdag. Naast het 128-dagencriterium moet de werknemer ook 214 dagen werken per kalenderjaar. Als de werknemer aan deze voorwaarden voldoet, kan de werkgever de vaste onbelaste reiskostenvergoeding doorbetalen in de periode oktober tot en met december 2021. De werkgever mag deze methode ook toepassen voor werknemers die minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek reizen, bijvoorbeeld door deeltijd. Dat gaat dan naar evenredigheid.

Let op! De voorwaarde dat de werknemer vóór 13 maart 2020 al een onvoorwaardelijk recht op een vaste onbelaste reiskostenvergoeding moet hebben, blijft bestaan.

–   Bestond vóór 13 maart 2020 nog geen onvoorwaardelijk recht op een vaste onbelaste reiskostenvergoeding, dan zijn er alternatieven. Zo kan de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven op basis van een inschatting van de daadwerkelijke reisdagen. Let op! Aan het einde van het jaar moet dan wel een nacalculatie plaatsvinden.

Daarnaast kan een werkgever er uiteraard ook voor kiezen om een reiskostenvergoeding op declaratiebasis te verstrekken. Op basis van de daadwerkelijk gereden reiskilometers geeft de werkgever dan achteraf een vergoeding van € 0,19 per kilometer.